Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) redefiniuje sposób dokumentowania transakcji sprzedażowych, wprowadzając jednolity standard fakturowania w formacie XML. Dla przedsiębiorstw z sektora transportu i logistyki oznacza to konieczność nie tylko zapewnienia zgodności z nowymi regulacjami, ale również optymalizacji wewnętrznych procesów księgowych i operacyjnych
Wysoka częstotliwość wystawiania dokumentów, presja czasu oraz złożona kalkulacja kosztów generują potrzebę zastosowania narzędzi informatycznych, które zagwarantują ciągłość działania, redukcję błędów i pełną automatyzację. System PasCom wychodzi naprzeciw tym wyzwaniom, oferując zintegrowane środowisko, w którym obsługa e-faktur jest ściśle powiązana z zarządzaniem flotą, realizacją zleceń i kontrolą kosztów operacyjnych.
KSeF w firmie transportowej – obowiązek, który wymaga systemowego podejścia
Docelowo, każda firma objęta obowiązkiem e-fakturowania będzie musiała przekazywać dokumenty sprzedażowe do KSeF, zgodnie z precyzyjnie zdefiniowaną strukturą logiczną. KSeF w firmie transportowej oznacza nie tylko konieczność wdrożenia odpowiedniego oprogramowania, ale również uporządkowania procedur w taki sposób, aby faktury powstawały i były przesyłane w sposób zautomatyzowany, bez udziału osób trzecich czy pośredników, co może narazić firmę na dodatkowe koszty z tytułu możliwych pomyłek. Faktura wystawiona w danym dniu musi wyjść do Krajowego Systemu e-Faktur tego samego dnia, zatem żadna z firm nie może sobie pozwolić na opóźnienia przy wysyłce.
W modelu pracy firm z branży TSL, gdzie codziennie przetwarza się setki dokumentów, ręczna obsługa tych procesów generuje zbyt duże ryzyko opóźnień, błędów i rozbieżności. Efektywne przejście na KSeF wymaga systemu, który zapewni płynność operacyjną, automatyczną walidację danych oraz ciągłą synchronizację z systemem Ministerstwa Finansów. PasCom oferuje to w ramach jednego, spójnego środowiska, bez konieczności uruchamiania zewnętrznych integratorów.
Jednorazowy koszt, stała wartość
Na rynku funkcjonuje wiele rozwiązań do integracji z KSeF, jednak spora część z nich opiera się na modelu abonamentowym “od dokumentu” i współpracy z pośrednikami. Takie podejście bywa uciążliwe operacyjnie i trudne do przewidzenia finansowo, zwłaszcza przy rosnącej liczbie faktur. System PasCom został przemyślany w sposób, który pozwala uniknąć tych komplikacji. Moduł Automatyzacji KSeF stanowi integralną część systemu, a jego wdrożenie nie wymaga ponoszenia cyklicznych opłat, zależnych od ilości obsługiwanych faktur.
Oznacza to:
- brak ograniczeń liczby wystawianych dokumentów,
- brak konieczności zawierania osobnych umów z zewnętrznymi dostawcami,
- pełną automatyzację procesu wysyłki i odbioru dokumentów,
- dostęp do wsparcia technicznego bez dodatkowych formalności.
Takie rozwiązanie gwarantuje transparentność kosztów oraz większą kontrolę nad procesem fakturowania.
Automatyzacja dopasowana do tempa pracy branży TSL
System PasCom obsługuje cały proces komunikacji z KSeF dla firm transportowych: zatwierdzona faktura zostaje automatycznie przekształcona do wymaganego formatu XML, przesłana do systemu Ministerstwa Finansów, a następnie opatrzona numerem identyfikacyjnym i Urzędowym Poświadczeniem Odbioru. Użytkownik nie musi nadzorować tych etapów – system wykonuje je samodzielnie, bez potrzeby ingerencji ze strony pracownika.
Istnieje również możliwość ustawienia harmonogramu wysyłki dokumentów, co pozwala na optymalne rozłożenie obciążenia systemu. Jest to szczególnie przydatne w przedsiębiorstwach, gdzie dokumenty są wystawiane o różnych porach, często poza standardowymi godzinami pracy biura. Takie podejście sprzyja płynności operacyjnej i ogranicza przestoje. Dzięki zautomatyzowanemu obiegowi dokumentów, czas dotychczas poświęcany na ręczną obsługę faktur można wykorzystać bardziej efektywnie – na analizę zyskowności zleceń, planowanie pracy kierowców, zarządzanie flotą czy kontrolę kosztów operacyjnych.
Skontaktuj się z zespołem PasCom i sprawdź, jak nasze rozwiązanie może usprawnić procesy fakturowania, zapewnić zgodność z przepisami i odciążyć Twój zespół operacyjny.
